Un percorso per gestire il personale: i numeri e le persone

Governare efficacemente le risorse umane significa saper leggere i numeri, pianificare i costi e, allo stesso tempo, creare le condizioni organizzative e relazionali che permettano alle persone di esprimere il proprio potenziale. Per questo motivo, B-Space ha di recente tenuto un corso dedicato a imprenditori, responsabili e professionisti che desideravano approfondire la gestione dei propri collaboratori a 360 gradi, integrando due prospettive complementari: l’analisi economica, il budgeting e la pianificazione del costo del personale; gli strumenti relazionali e organizzativi utili per motivare, valorizzare e trattenere i collaboratori.
Il percorso alternava contenuti operativi, strumenti di lavoro, casi pratici e simulazioni, con l’obiettivo di fornire metodi immediatamente applicabili nella realtà aziendale.

Modulo 1: I NUMERI

La prima parte è stata dedicata alla struttura del costo del personale, con l’obiettivo di chiarirne le diverse componenti e fornire una base solida per una lettura completa e consapevole dei dati.

Comprendere quali poste alimentano il costo del personale è di fondamentale importanza perché consente di distinguere la retribuzione diretta dagli oneri contributivi e assicurativi, dagli accantonamenti, dai premi, dai benefit e dagli altri costi indiretti connessi al rapporto di lavoro. Una conoscenza puntuale di queste componenti permette di calcolare il costo reale delle risorse, formulare budget più attendibili, valutare l’impatto economico delle scelte organizzative e contrattuali e individuare con maggiore tempestività eventuali scostamenti rispetto alle previsioni.
Successivamente sono stati esaminati il budget e il forecast del personale, illustrando metodi e strumenti utili per formulare previsioni, monitorare l’andamento dei costi e aggiornare le stime in funzione degli scostamenti rilevati.

Un approfondimento specifico ha riguardato gli indicatori chiave, tra cui KPI HR, produttività, assenteismo e turnover, per comprendere quali misure supportano una valutazione efficace dell’organizzazione e delle sue dinamiche. In particolare, è stato evidenziato come un sistema di KPI efficace debba partire dagli obiettivi aziendali e tradurli in indicatori misurabili e confrontabili nel tempo. La lettura congiunta di questi elementi, articolata per reparto, ruolo o periodo, consente di individuare tempestivamente gli scostamenti, comprenderne le cause e definire azioni correttive concrete, evitando che il KPI diventi un semplice dato descrittivo. Tra i principali focus abbiamo visto, ad esempio:

• Costo totale del personale
  Somma di retribuzioni, contributi, TFR, premi, benefit e altri oneri e calcolo del loro costo, anche in fase di budget preventivo

• Incidenza del costo del personale sul fatturato
  Misura il peso del costo del lavoro sui ricavi aziendali, anche per settore/area

• Costo del lavoro per ora lavorata
  Rapporta il costo complessivo alle ore effettivamente lavorate, al netto delle ore improduttivi

• Costo degli straordinari
  Monitora valore, ore e incidenza dello straordinario sul costo totale

• Costo dell’assenteismo
  Stima l’impatto economico di assenze per malattia, infortuni e altre causali.

• Costo del turnover
  Comprende costi di uscita, selezione, inserimento, formazione iniziale e perdita temporanea di produttività

• Costo medio per assunzione
  Rapporta le spese di ricerca e selezione al numero di inserimenti effettuati

• Scostamento tra costo consuntivo e budget
  Rileva differenze assolute e percentuali rispetto alle previsioni

• Forecast del costo del personale
  Aggiorna la stima di fine periodo considerando organico, aumenti, assenze, straordinari e nuove assunzioni

• Incidenza di ferie e permessi residui
  Monitora il valore economico degli accantonamenti maturati e non fruiti

Il corso ha inoltre affrontato l’analisi e il reporting, concentrandosi su come organizzare e presentare i dati alla direzione in modo chiaro, sintetico e funzionale alle decisioni. È stata sottolineata l’importanza di selezionare le informazioni realmente rilevanti, rappresentare l’andamento dei principali indicatori rispetto a budget, periodi precedenti e obiettivi, nonché evidenziare tempestivamente scostamenti e aree di attenzione.

Sono stati presentati anche alcuni esempi di dashboard Power BI, utili per integrare dati provenienti da fonti diverse, aggiornare le analisi con maggiore rapidità e offrire una lettura immediata dei fenomeni attraverso visualizzazioni interattive e livelli di dettaglio differenziati. Lo strumento Power BI è particolarmente interessante anche in questo caso perché permette di alimentare in modo quasi automatico i cruscotti di controllo, reperendo in modo automatico le informazioni da ERP o gestionali aziendali e fonderli con le informazioni da consulente del lavoro.

In questo modo, il reporting non si limita a descrivere quanto è accaduto, ma diventa uno strumento di dialogo con la direzione e di supporto alla pianificazione e alle decisioni operative.