Power BI e processo decisionale nelle aziende: trasformare i dati in decisioni

LNelle aziende, il monitoraggio delle performance è fondamentale. Si realizzano pannelli di controllo popolati da KPI (Key Performance Indicator), indicatori-chiave per monitorare la salute e lo stato di avanzamento rispetto agli obiettivi che l’azienda si è posta. È possibile creare indicatori per tutte le aree, alcuni esempi:

Commerciale: fatturato, volumi venduti, prezzo medio, margine per tipologia di prodotto, fatturato per cliente, numero dei clienti.
Risorse Umane: numero di dipendenti per reparto/ufficio, numero di ore ordinarie e di ore straordinarie, costi del personale con vari gradi di dettagli.
Controllo di Gestione: riclassificazione di conto economico, valori di budget aziendale e per settore, costi industriali, costi di struttura/generali, costi finanziari.
Produzione: efficienza di produzione, numero di ore lavorate per reparto, tempi ciclo standard, tempi ciclo effettivi, report degli scostamenti.

Ogni giorno, poi, arrivano dati da più fonti – vendite, acquisti, magazzino, personale – ma spesso queste informazioni rimangono isolate in file Excel o report che non dialogano tra loro. Il risultato? Molta informazione, ma poca chiarezza. Oltre alla quantità di dati, è cruciale come e a chi vengano messi a disposizione.

Per unire queste informazioni in modo semplice e facilitarne l'analisi, i consulenti B-Space utilizzano abitualmente programmi di Business Intelligence tra i quali Microsoft Power BI. Questo programma in particolare, collega le fonti che l'azienda già possiede — file Excel, gestionali, contabilità, CRM — e le riunisce in un unico pannello in grado di aggiornarsi automaticamente. Questi dati vengono trasformati in informazioni dettagliate e interattive tramite report personalizzati.

L'utilizzo di Power BI offre vantaggi concreti. Prima di tutto, è una piattaforma di analisi che permette di collegare informazioni da fonti diverse, come una cartella Excel, un documento di testo o direttamente dal server di qualsiasi gestionale. Avendo le informazioni disponibili in modo più semplice e veloce, le aziende possono identificare potenziali minacce, monitorare l'implementazione di migliorie e seguire l’andamento degli indicatori di performance. Inoltre, il software permette di creare misure logiche e complesse, adattate alla singola situazione aziendale, abilitando analisi che prima potevano sembrare impensabili.

Spesso si pensa che un programma di Business Intelligence sia uno strumento utile soltanto per le grandi imprese; in realtà, si dimostra molto valido anche per le piccole e medie imprese. Ha un costo contenuto, non richiede programmatori e può essere adattato a diversi tipi di business. Questo permette al titolare di vedere in modo agevole l'andamento dell'azienda e capire dove intervenire.

Facciamo l’esempio di una PMI manifatturiera del settore metalmeccanico dove il titolare fatica a capire quale linea di prodotto sia davvero redditizia. I dati di produzione sono sul gestionale, i costi delle materie prime su complessi file Excel aggiornati dagli acquisti, e i dati di vendita sul gestionale e in parte sul CRM. Con Power BI, questi flussi vengono integrati. Il titolare può ora visualizzare, su un'unica dashboard, il margine di contribuzione reale per ogni commessa, quasi in tempo reale, filtrando per cliente o per codice prodotto. Scopre così che una linea apparentemente di punta sta in realtà erodendo marginalità a causa degli scarti di produzione, un dato prima sommerso.

Naturalmente, l'utilizzo di questi strumenti richiede alcuni requisiti per funzionare correttamente. Power BI non crea informazioni, ma le legge: serve quindi una base dati pulita e corretta. Richiede inoltre una configurazione iniziale per personalizzare la piattaforma sulle esigenze dell'azienda e ha un costo, seppur contenuto. È importante ricordare che avere una mappa in mano non significa automaticamente arrivare a destinazione. In altre parole, Power BI non è un fine, ma un mezzo per prendere decisioni più veloci e consapevoli.

Alla semplicità visiva deve accompagnarsi l'analisi giusta per ogni circostanza. Questo è uno degli obiettivi di B-Space: far crescere le imprese impiegando tecniche di miglioramento continuo e l'utilizzo di nuovi strumenti e tecnologie.
Nelle prossime settimane vedremo insieme esempi pratici di dashboard per aree chiave quali commerciale, finanza, produzione, risorse umane e magazzino.

Per valutare come implementare un sistema di Business Intelligence efficace nella vostra realtà, i consulenti B-Space sono a disposizione per un'analisi preliminare.