Dai numeri alla visione: come una dashboard Power BI trasforma la strategia commerciale
Nell’articolo introduttivo che ha dato il via alla rassegna su Power BI, abbiamo spiegato l'utilità di questo software Microsoft e di quanto sia valido per monitorare in modo snello diversi indicatori importanti per l’azienda. Oggi iniziamo a vedere un esempio concreto di come Power BI può trasformare i processi decisionali.
Immaginiamo un’azienda nel cuore del distretto metalmeccanico mantovano. I titolari hanno deciso di affittare un vecchio capannone e produrre strutture metalliche, componenti per macchinari agricoli e piccoli impianti meccanizzati su misura. Negli anni ’90 e 2000 l’azienda investe in macchinari CNC, aumenta il personale e si sposta in una struttura più grande, dove nasce la vera specializzazione:
Prodotto I – Componenti industriali per macchinari di automazione
Prodotto II – Prodotti meccanici standardizzati per impianti alimentari, manutenzioni industriali e linee di assemblaggio
Articoli di Ricambio – Una divisione dedicata ai ricambi tecnici richiesti dai clienti storici come kit installazione, accessori specifici e componenti usati ricondizionati
Con la crescita dell’azienda, i fondatori comprendono la necessità di strutturare e analizzare con maggiore attenzione i numeri e i processi produttivi. Acquisiscono un software gestionale per il controllo degli ordini di produzione, delle fatture di vendita, degli ordini di acquisto e per la gestione digitalizzata del magazzino. L’utilizzo di questo strumento fa emergere l’importanza delle analisi; non si fermano e iniziano a cercare un maggior supporto da parte del proprio commercialista, oltre a ingaggiare una società di consulenza in controllo di gestione.
Ecco che, insieme ai titolari, i consulenti iniziano a interrogare alcune prime statistiche di vendita: fatturato totale, incidenza per prodotto e prezzo medio per prodotto. Osservando i dati, decidono di ampliare la linea del Prodotto I, suddividendola in Basic, Premium e Personalizzato. Il passo successivo è quello di ottenere informazioni dettagliate non solo per prodotto, ma anche per cliente e per regione di vendita.
A questo punto viene suggerita la creazione di una dashboard dinamica per la gestione commerciale.
Questa dashboard può integrare dati e file provenienti da fonti diverse (dall’ERP aziendale, da elaborati di settore, altro), ed è anche qui, nell’unione di molteplici tabelle (es. elenco fatture di vendita, DDT etc) che Power Bi fa la differenza.
Possiamo analizzare che al 30/09/2025 l’azienda presentava una crescita del 24,03% di fatturato rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente e, in confronto al budget, era al 69,21%. Considerando il budget riproporzionato ai primi nove mesi, l’obiettivo era di raggiungere 2,82 milioni, mentre il fatturato effettivo era di 2,77 milioni, quindi leggermente al di sotto. Data l'importanza del dettaglio per prodotto, i consulenti sviluppano una seconda analisi per osservare fatturato mensile, quantità venduta e prezzo medio.
Dalla dashboard possiamo vedere che il Prodotto I – Personalizzato mostra un calo del prezzo medio negli ultimi mesi, pur con il fatturato in crescita. Inoltre, risulta insolito che il Prodotto II presenti variazioni nel prezzo medio, considerando che si tratta di un prodotto standard, il cui prezzo dovrebbe essere più costante. Questa schermata funziona come un vero e proprio GPS: aiuta a orientarsi per capire quali analisi approfondire, quali dettagli osservare con più attenzione e offre una conoscenza più profonda dei dati commerciali.
Di fatto, la crescita di quest’anno è stata favorita proprio da analisi di questo tipo.
Nel 2024 avevano scoperto che i tre principali clienti rappresentavano circa il 15% del fatturato annuale, ma analizzando meglio notarono che il prezzo medio applicato a questi clienti era molto più basso rispetto agli altri. Questa informazione li ha portati a cambiare strategia commerciale e politica dei prezzi. Senza dashboard sarebbe stato molto più difficile accorgersene.
Nella dashboard clienti si vede chiaramente che le vendite verso questi tre clienti importanti sono diminuite. È evidente, ad esempio, che Prime Costruction SRL non ha fatto acquisti nel 2025. Frutto di questo cambio di strategia, al 30 settembre l’azienda aveva venduto a 100 clienti in meno rispetto all’anno precedente, ma con un fatturato comunque in crescita del 24%. Altri dettagli utili nella dashboard includono il ranking clienti 2025 e una mappa dell’Italia con i dati di vendita per regione. Le regioni in rosso rappresentano quelle senza vendite nell’anno corrente; quelle in verde mostrano una scala di intensità dove più il colore è scuro, maggiore è la presenza commerciale. Con un semplice click si può entrare nel dettaglio della regione.
La società di consulenza suggerisce anche uno studio approfondito per zona e regione, mettendo in evidenza i prodotti. Hanno già iniziato a delineare nuove strategie per il 2026 e ritengono che alcune zone non solo possano portare nuovo fatturato, ma contribuire anche alla riduzione dei costi di logistica.
Si potrebbe pensare che tutti questi dati fossero già presenti nel gestionale, oppure che il commercialista fornisca queste informazioni con il bilancio annuale. Di fatto potrebbe essere così, ma l’uso di strumenti come Microsoft Power BI dettagliano e visualizzano le informazioni già presenti in azienda in un modo decisamente più immediata e fruibile.
I titolari di questa azienda non avevano mai avuto un orientamento commerciale così dettagliato. Grazie alla dashboard sono riusciti a conoscere meglio i propri clienti, i processi interni e a mappare i loro obiettivi in modo molto più accurato. Ora vogliono spingere sulla contabilità industriale per avere certezza sui costi e sulle marginalità dei prodotti. Hanno già chiari i prossimi passi.
Nelle prossime newsletter approfondiremo ancora altre aree aziendali — Produzione, Finanza e HR — con esempi di dashboard dedicate.
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